Zeitmanagement - Die Kunst das Richtige zu tun
Einer der Hauptgründe dafür, dass wir keine Zeit haben, ist: Wir können nicht NEIN sagen. Wir wollen nämlich vermeiden, andere zu verletzen und zu enttäuschen. Die Fähigkeit NEIN zu sagen, ist aber ein Schlüssel zum Umgang mit Zeit.
Schriftliche Planung
Andreas Hillert, Facharzt für psychotherapeutische Medizin, bezeichnet Planung als Grundlage jedes Zeitmanagements. Hillert, der sich an der medizinisch-psychosomatischen Klinik Roseneck in Prien am Chiemsee intensiv mit den Auswirkungen von Stress beschäftigt (v. a. bei Lehrkräften), schlägt vor, Zeitpläne zu erstellen. Niedergeschriebene Pläne haben Verpflichtungscharakter und lassen uns disziplinierter und konsequenter arbeiten. Empfehlenswert sind Wochen- wie Tagespläne. Nehmt Euch jeden Abend also mehrere Minuten Zeit, um den kommenden Tag detailliert zu planen.
Gefahren
Die freie Zeiteinteilung, die trotz Bologna noch immer begrenzt besteht, ist ein großer Vorteil. Allerdings birgt das Gefahren: Verschiebung, Verdrängung, dauerhafte innere Belastung und Desorganisation. Viele haben das Gefühl, niemals fertig zu sein. Eine gute Selbstorganisation ist geboten, um Freiräume und Regeneration auch innerhalb des Semesters zu haben.
60:40
Verplant Eure verfügbare Arbeitszeit aber nur zu einem bestimmten Teil. Management-Trainer empfehlen die 60:40-Regel, die besagt, dass Ihr nur etwa drei Fünftel der verfügbaren Arbeitszeit fest verbuchen solltet. Die restlichen 40 Prozent haltet Euch für Unvorhergesehenes frei. So könnt Ihr dann auch noch Ruhe bewahren, wenn unerwartete Aufgaben oder Besuche dazwischen kommen
Prioritäten setzen
Die Grundregel lautet: Dinge sofort erledigen! Vermeidet, Arbeiten einfach weg zu schieben. Nicht alles kann sofort erledigt werden. Schreibt alles auf, um Aufgaben nicht zu vergessen. Da nicht alle Arbeiten gleichzeitig erledigt werden können, fixiert die täglichen Arbeitsschwerpunkte entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit auf einer Prioritätenliste. Die anstehenden Aufgaben können folgendermaßen kategorisiert werden:
Wichtig und dringend: Die Aufgabe hat absoluten Vorrang. Richtet Euch dafür einen möglichst ruhigen Zeitraum ein, in dem Ihr konzentriert arbeiten könnt.
Wichtig, aber nicht dringend: Die Aufgabe gehört eingeplant und entsprechend Zeit dafür reserviert. Plant die Erledigung in einer möglichst störungsarmen Phase ein.
Weniger wichtig und nicht dringend bis dringend: wenn möglich delegieren, ansonsten mit möglichst wenig Aufwand erledigen.
Unwichtig und nicht dringend bis dringend: Arbeit gehört in den Papierkorb. Wenn Ihr die Arbeit trotzdem erledigen müsst, macht es in einer störungsreichen Zeit oder wenn das berühmte Leistungstief über Euch schwebt.
Mit Hilfe dieser Liste verhindert Ihr das belastende Aufschieben und das Erledigen unter Stress in letzter Minute. Es empfiehlt sich bei der Tendenz zur „Aufschieberitis” notfalls stures Abarbeiten der Liste von oben nach unten mit bewusstem Ausstreichen von Erledigtem.
Arbeitsumfeld
Je mehr Ablenkung sich um Euren Arbeitsplatz befindet, desto eher erliegt Ihr der Gefahr, die Arbeiten aufzuschieben. Je weniger funktionell die Büroausstattung ist, desto mehr Zeit werdet Ihr für die Suche nach Unterlagen oder die Erstellung von Materialien benötigen. Je weniger der Arbeitsplatz von anderen Lebensbereichen abgegrenzt ist, desto schwerer wird es sein, Ruhe und Konzentration zu finden.
Um effizient und möglichst entspannt zu arbeiten, ist eine entsprechend funktionelle Ausstattung notwendig. Ideal ist ein eigenes Arbeitszimmer mit Büroausstattung.
Überleg
- Ist die Arbeitsfläche des Schreibtisches groß genug?
- Hast Du genügend Regale für Ordner und Bücher?
- Gibt es eine Hängeregistratur?
- Wie steht es um die Ausstattung? (Rechner, Scanner, Drucker, Kopierer, Fax, Internet, etc.)
- Wird das Arbeitszimmer nur zum Arbeiten benutzt?
- Sind Arbeitszeiten in der WG / beim Partner bekannt und respektiert?
Schreibtischordnung
Ordnung auf dem Schreibtisch ist eine Voraussetzung für erfolgreiches Arbeiten. Es sollten nur Materialien auf dem Arbeitsplatz bereitliegen, die tatsächlich benötigt werden, um nicht abgelenkt zu werden. Der Schreibtisch eines „Leertischlers“ ist daher möglichst auf- geräumt. Auf dem Tisch befinden sich lediglich Dinge, die ständig in Gebrauch sind. Der „Leertischler“ konzentriert sich ganz auf die aktuelle Aufgabe. Der Rest verschwindet aus seinem unmittelbaren Blickfeld in der Schublade oder im Regal. Macht es Euch zur Gewohnheit, am Abend den Schreibtisch aufzuräumen.
Überleg
- Welche Sachen stören mich auf meinem Schreibtisch?
- Habe ich alles weggeräumt, was ich weder häufig noch momentan brauche?
- Was gehört schon längst weggeworfen? (Kaputte Schreibgeräte, störende Ziergegenstände, etc.)
- Was könnte ich näher platzieren, um nicht ständig aufstehen zu müssen?
Dokumentation
Wir sammeln zu viel und werfen zu wenig weg. Wir glauben, die Informationen irgendwann einmal gebrauchen zu können. Auf das Meiste können wir aber gar nicht mehr zurückgreifen, weil wir nicht mehr wissen, dass wir sie haben. Ablagen, Stapel und Klebenotizen, die länger als zwei Tage auf dem Schreibtisch verweilen, werden in der Regel nicht mehr angerührt. Deshalb empfiehlt sich eine unverzügliche Archivierung oder Bearbeitung. Suchen ist eine zeit- und nervenaufreibende, meist unnötige Aktion, die durch zeitiges Einordnen - am besten täglich, mindestens aber einmal pro Woche - erheblich reduziert werden kann. Alle Schriftstücke, die normalerweise auf dem Schreibtisch liegen, werden in die Tages-, Wochen-, Monats- oder Projektmappen gesteckt.
Darüber hinaus ist zum Ende oder zu Beginn eines Semesters Großreinemachen ratsam. Seid großzügig im Wegwerfen! Trennt Euch von Unterlagen und Materialien, die Ihr schon länger nicht mehr gebraucht habt und mutmaßlich nicht mehr brauchen werdet.
Teamarbeit
Kollegiales Miteinander kann spürbar entlasten. Dazu gehören Teamplanungen, Team-Teaching oder gegenseitige Hospitationen, bei denen man sich Tipps und Hilfestellungen gibt. Zudem wirkt ein Austausch über realisierbare Ziele und Teilschritte oft heilsam und korrigierend.
Ungestörtes Arbeiten
Jede Arbeit bedarf einer gewissen Vorbereitungs- und Anlaufzeit. Schafft Euch daher möglichst Zeit für ungestörtes Arbeiten! Arbeitet an wichtigen Aufgaben, wenn andere erfahrungsgemäß am wenigsten stören. Vereinbart Zeiten, wo Ihr nicht gestört werden möchten. Hängt gegebenenfalls ein „Bitte nicht stören!“ an die Tür. Stellt in dieser Zeit möglichst die Telefone auf Mailbox-Empfang, wenn nicht ganz ab.
Oft sind wir selbst unsere größte Störquelle. Es lässt sich kaum verhindern, dass Gedanken und Ideen kommen, die mit gegenwärtigen Arbeiten nichts zu tun haben. Es liegt allein an uns, wie wir mit dieser Störung umgehen. Legt einen Notizblock auf den Schreibtisch. Wenn ein Gedanke kommt, den Ihr nicht vergessen wollt, notiert ihn und arbeitet dann weiter.
NEIN
Jede Zusage bedeutet eine weitere Belastung. NEIN zu sagen heißt nicht, dass ich in Zukunft alles verweigere. Ich überlege nur genau, was ich machen will und wo ich meine Prioritäten setze. Ein eindeutiges NEIN ist auch für den Anfragenden besser als ein halbherziges JA. Es klärt die Situation. NEIN sagen heißt auch Grenzen und Regeln festlegen.
80:20
Ein großer Zeitfresser ist der Perfektionismus. Perfektionisten kommen oft mit anderen wichtigen Aufgaben in Zugzwang. Dabei verstecken sich dahinter häufig Unsicherheit, Angst vor Fehlern und übersteigerter Leistungsanspruch. Vom Pareto-Prinzip ist im Zeitmanagement die 80:20-Regel abgeleitet. Sie besagt, dass in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Aufgaben erledigt werden. In den weiteren 80 Prozent der Zeit werden die restlichen 20 Prozent erledigt. Das bedeutet, dass Nicht-Perfektionisten viel weniger Zeit für eine Tätigkeit benötigen und trotzdem ein gutes und ausreichendes Ergebnis erzielen. Setzt Euch also Zeitlimits und haltet Euch vor Augen, dass Ihr auch unvollkommen gute und brauchbare Ergebnisse erzielt.
- Überleg:
Was sind die 20 Prozent, die zu den 80 Prozent führen?
Es kommt nicht darauf an, dass Ihr viel tut; es kommt darauf an, das Richtige zu tun! Es geht nicht darum, dass Ihr noch mehr Aktivitäten in Eurem Leben unterbringt; es geht vielmehr darum, weniger zu tun – indem Ihr Euch auf die Dinge konzentriert, die wirklich wichtig sind.
Externe Hilfen
Viele Studenten machen sich selbst verantwortlich für ihre Probleme im Studium und trauen sich nicht, ihre Schwierigkeiten offen zu besprechen. Die Stresspegel können durch Aussprachen und professionelle Hilfe (Gruppenangebote der Uni-Beratungsstellen bis hin zur Einzeltherapie) erheblich gemildert werden.
Literaturtipps
Elmar Hatzelmann / Martin Held, Vom Zeitmanagement zur Zeitkompetenz, Beltz, Weinheim 2010, 22,95 Euro
Andreas Hillert, Das Anti-Burnout- Buch für Lehrer, Kösel, München 2004, 17,95 Euro
Rudolf Kretschmann (Hrsg.), Stressmanagement für Lehrerinnen und Lehrer, Beltz, Weinheim 2008, 19,90 Euro Hans-Werner Rückert, Schluss mit dem ewigen Aufschieben, Campus, Frankfurt / M. 2006, 17,90 Euro Lothar J. Seiwert, Das neue 1x1 des Zeit-Management, Gräfe und Unzer, München 2007, 12,90 Euro Lothar J. Seiwert, Das Bumerang-Prinzipo: Mehr Zeit fürs Glück, Gräfe und Unzer, München 2004, 14,90 Euro
